A divisão de responsabilidades é um dos grandes desafios na rotina dos gestores. Certamente você tem consciência das qualidades, fraquezas e características de cada um dos integrantes da sua equipe. Mas, quando não existe clareza sobre onde cada um deve atuar, os projetos podem ficar fadados ao fracasso. Existem algumas técnicas, como a Matriz RACI, ou matriz de responsabilidades, que podem orientar melhor esses papéis.

Quando determinada atividade fica sem uma pessoa responsável por executá-la, ela provavelmente entrará no limbo das tarefas “to do” e invariavelmente será esquecida. No entanto, se em algum momento ela foi determinada como uma tarefa, deve ser importante colocá-la no cronograma da rotina. Como fazer para não perder nenhuma dessas atividades, sejam rotineiras ou pontuais, em meio a tantos projetos e a tantos colaboradores envolvidos?

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Um framework bastante conhecido – e fácil de ser aplicado – é a Matriz RACI, de Responsible, Accountable, Consulted e Informed (em português, pode-se traduzir livremente para Responsável, Aprovador, Consultado e Informado). Com essa estrutura, cada um pode ter mais clareza de suas atribuições durante um projeto.

Antes de entender sua aplicação na prática, é importante saber como os papéis são distribuídos:

– Responsible (Responsável): é o responsável por completar as tarefas e as entregas, ou seja, aqueles que de fato executam.

– Accountable (Aprovador): é quem tem a autoridade final sobre a aprovação do projeto.

– Consulted (Consultado): é o papel de quem é consultado, dentro ou fora da sua empresa, para que possa contribuir para a execução das tarefas. Alguém cuja participação tem valor ou é essencial.

– Informed (Informado): são clientes, stakeholders ou quaisquer pessoas que devem ser atualizadas sobre o andamento do projeto. São notificadas de resultados ou ações tomadas, mas não precisam estar envolvidas no processo de tomada de decisão.

Por meio de um sistema gráfico – uma planilha simples do Excel – você pode separar em uma coluna as atividades e, à direita, o nome de todos os envolvidos. Em cada linha, você vai indicar, ao lado das tarefas, a letra que corresponde à sigla (R-A-C-I) que corresponde ao papel de cada pessoa. Veja um exemplo simples:

Fonte da imagem: eduardokurita.com

Ainda que pareça simples, quando papéis são efetivamente distribuídos e bem definidos, as decisões são tomadas mais rapidamente, a prestação de contas é mais transparente e o fluxo de trabalho, muito mais organizado.

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Tudo a ver com gestão à vista

Já falamos aqui no blog da HSM sobre gestão à vista. É um modelo de gestão que incentiva o compartilhamento de informações para que dados relevantes fiquem à vista de todos. É também sinônimo de transparência e democracia: evidencia quando os resultados estão bons. A Matriz RACI tem relação com essa filosofia, pois  é uma forma de informar as atribuições abertamente, de modo que todos saibam no que os outros vão trabalhar, além de sua própria incubência no projeto.

Você pode apresentar isso ao time de diversas formas: por meio de um quadro escrito à mão, por meio de um dashboard, ou em uma planilha.  Leia mais sobre KPI dashboard aqui.

Sem sobrecarga

Outro grande benefício da Matriz RACI é equilibrar a distribuição de responsabilidades para que ninguém fique sobrecarregado. Antes de elaborar esse quadro para um novo projeto, é possível verificar quais gerentes de projeto foram colocados com mais ou menos frequência no papel de Responsible, de forma a alterná-los. O mesmo serve para profissionais que têm cargos e características semelhantes. Caso você tenha um grande time de desenvolvedores, por exemplo, procure revezá-los entre os projetos, cuidando para que profissionais não fiquem ociosos ou com muitas responsabilidades (o que também pode causar a impressão de favorecimento ou de depreciação).

Em resumo, a Matriz RACI ajuda a:

• Eliminar a confusão da atribuição de responsabilidades;
• Prevenir a alocação excessiva de recursos para um projeto e vice-versa;
• Evitar a microgestão na rotina diária;
• Define quais os papéis envolvidos no projeto;
• Garantir que nenhuma tarefa receba mais recursos do que o necessário;
• Analisar e realocar recursos quando ocorrer saídas ou integração de novos funcionários.

A Matriz RACI pode ser um bom começo para reorganizar os projetos e eliminar vários problemas, de forma simples. Os gestores vão passar a ter a conversa certa com as pessoas certas, economizando tempo e recursos.

Um próximo passo é buscar uma ferramenta que permita atribuir responsáveis de acordo com o tempo disponível de cada um. Alguns softwares, como o Runrun.it, permitem visualizar a lista de tarefas de todos, criar interdependências e intercalar diversas tarefas de diferentes projetos. Assim, nenhum projeto seu vai morrer por falta de responsável.

Guest-post escrito por Juliana de Brito, jornalista que integra a equipe de Marketing do Runrun.it

Se você tem alguma dúvida, sugestão ou quiser falar sobre esse tema, entre em contato comigo no [email protected]