No processo de gestão de qualquer organização, estabelecer um plano de ação é importante. Sem isso, a organização acaba trabalhando de forma intuitiva, o que geralmente é contraprodutivo.
Na prática, trabalhar sem um plano de ação é como navegar sem uma bússola: pode até ser que você chegue a terra firme em algum momento, mas a rotina de diariamente só ver o mar à sua volta, sem nenhuma noção concreta de progresso, pode ter um impacto bastante negativo na motivação da tripulação.
Por que um plano de ação é importante?
Primeiro, é uma forma de registrar ideias de melhoria. Todas as pequenas alterações no modo de trabalho que podem agregar eficiência acabam entrando no plano.
A rotina do trabalho tem algo de reconfortante. Por mais que ela não seja ideal, ela já é conhecida. E na correria do dia a dia, acabamos nos apoiando nessa rotina já conhecida para resolver nossos problemas.
Com isso, no entanto, as oportunidades de melhoria acabam ficando para trás. E um plano de ação é um recurso para trazer de volta o foco em melhorar nossos processos.
Em segundo lugar, o plano de ação nos leva a definir uma sequência de ações. Estabelecer uma lista de prioridades, por si só, já é uma maneira de trabalhar de forma mais eficaz.
Pode não parecer, mas nesse caso, a ordem dos fatores altera o produto. Realizar primeiro as tarefas com maior impacto e, depois, as mais corriqueiras, acaba tornando o nosso trabalho mais produtivo.
Um plano de ação é uma maneira de transformar essa priorização em um processo. Além disso, também abre espaço para remanejar as atividades em caso de imprevistos.
Finalmente, um plano de ação também permite separar a rotina da estratégia.
Atender clientes, resolver burocracias e conversar com colaboradores são tarefas que demandam tempo, em qualquer situação.
Normalmente, essas tarefas acabam consumindo todo o nosso tempo de trabalho. Um plano de ação, nesse contexto, ajuda a reservar um período para pensar em maneiras de elevar nosso patamar de funcionamento.
Evite esses erros comuns ao elaborar um plano de ação
Nesse contexto em que estamos acostumados a apagar incêndios, é fácil cometer alguns erros na hora de montar um plano de ação. Esses erros acabam reduzindo a eficiência do seu plano, e impedindo que os benefícios que ele deveria trazer cheguem até sua organização.
O primeiro deles é estabelecer um plano sem conexão com as metas.
Um ponto muito crítico é que suas metas devem estar alinhadas ao seu plano de ação. Se a meta é aumentar lucratividade, não adianta agir para aumentar o número de vendas de produtos menos lucrativos. É como querer chegar a um lugar e dirigir em outra direção.
Esse exemplo é relativamente óbvio. No entanto, ações sem alinhamento com as metas são mais comuns do que parecem. Por isso, checar se as suas ações vão ao encontro dos seus objetivos é um exercício que vale a pena fazer constantemente.
O segundo erro comum é não estabelecer prioridades para as ações.
O plano de ação não deve apenas dizer quais tarefas devem ser feitas, mas também em que ordem. Como falamos acima: a ordem dos fatores altera o produto.
Se um plano de ação tem, na mesma linha, “melhorar a comunicação da equipe de vendas e a de produtos” e “organizar programa de estágio semestral”, há algo de errado.
Melhorar a comunicação entre as áreas é algo complexo e que vai trazer resultados no médio a longo prazo. É algo que merece uma dedicação diferente do que um programa de estágio semestral, que é uma atividade rotineira.
Mesmo que os seu plano de ação seja feito no papel, leve em conta a priorização das ações. Circule as ações que forem mais urgentes, por exemplo.
O terceiro erro comum não tem tanto a ver com os planos de ação em si, mas com seu registro. O erro é registrá-los num local de difícil acesso: um arquivo escondido em alguma pasta do servidor, por exemplo.
Para funcionar, o plano de ação precisa estar facilmente visível. Seguir esse plano exige uma mudança de comportamento, e essa mudança já é algo difícil; se o plano precisar de muito esforço para ser acessado, fica mais difícil ainda.
Se você usa uma ferramenta online para registrar seu plano, uma ideia é tornar essa ferramenta uma aba fixa do seu navegador. Assim, ela estará sempre a um clique.
Se o seu plano de ação está em um papel, deixe-o num espaço visível da sua mesa de trabalho. De preferência em algum lugar para onde você olhe com frequência.
Conclusão: Um plano ótimo sem execução não vale nada
Seu plano de ação não precisa ser um documento enorme e complexo. Ele pode por exemplo ser apenas uma lista despretensiosa de coisas a fazer. O mais importante é que ele esteja sempre à mão e guie suas decisões do dia-a-dia.
Nesse caso, um pedaço de papel com algumas linhas escritas vale mais que uma planilha sofisticada de Excel que você nunca lembra onde salvou.
Em tese, o tempo que você usa para criar o seu plano de ação não é produtivo. Afinal, você não está resolvendo nenhuma demanda do seu trabalho enquanto o elabora.
No entanto, esse planejamento faz com que você trabalhe melhor. Ele te torna mais eficiente no resto do dia, e isso acaba compensando o tempo que você investe para montá-lo.
Um lenhador que pare para afiar seu machado não está cortando árvores. No entanto, com o machado afiado, ele trabalha muito melhor e produz muito mais lenha. Montar o plano de ação, nessa analogia, é sentar para afiar seu machado.
Por isso, vale lembrar que por mais que seja importante afiar o machado, não adianta deixá-lo no armário. Um bom machado é aquele que é usado na prática e cumpre o seu papel.
