A tendência de que os locais de trabalho devem ser mais flexíveis e móveis veio para ficar. Trabalhar remotamente – de casa, cafés ou escritórios de clientes – continuará em alta e se tornará cada vez mais viável graças à implantação de sistemas e soluções de voz, dados e videoconferências.

Uma pesquisa recente realizada pela Ricoh (Economy Of The People) descobriu que funcionários consideram o acesso imediato às suas informações o benefício mais importante que a tecnologia traz para os locais de trabalho. O fácil acesso aos dados resulta em decisões rápidas, precisas e eficazes, onde quer que estejam.

Nesse contexto, sugiro que as companhias apostem nas seguintes tendências e adequem seus espaços de trabalho digitais ao que vai prevalecer em 2019:

1) Interação de voz e vídeo: Atualmente, os colaboradores se adequam às novas tecnologias cada vez mais rápido. Inevitavelmente, elas influenciam a forma como nos comunicamos e colaboramos. Mas, por outro lado, algumas coisas não devem ser modificadas. Por exemplo: a relevância da comunicação não verbal nas reuniões de trabalho, como a linguagem corporal, as expressões faciais, o contato visual e a postura.

Portanto, as videoconferências e as chamadas de vídeo vão continuar sendo cada vez mais frequentes, seja qual for nossa função ou linha de negócio. As chamadas de vídeo melhoram a retenção de informações, além de serem uma experiência sensorial mais rica e, como resultado, permanece na memória por mais tempo.

2) Design centrado em pessoas determinando as decisões no local de trabalho: quando as empresas pensam em seu futuro, devem dar prioridade aos espaços de trabalho, aos processos e às tecnologias que vão ajudá-las ao longo do caminho. No entanto, são as pessoas que devem estar no centro do planejamento, como peças fundamentais para esse movimento.

Assim, apenas considerando, avaliando e planejando os requisitos de seus colaboradores é possível projetar um local de trabalho adequado, aplicar os processos corretos e, finalmente, implementar a tecnologia adequada. Sem dúvida, as necessidades dos profissionais devem estar em primeiro lugar!

A já mencionada pesquisa da Ricoh descobriu ainda que, apesar de 98% dos funcionários estarem animados com a introdução de novas tecnologias, um terço não se sente capaz de aproveitar ao máximo as soluções básicas, como o Microsoft Office, a impressão e o PC.

3) Aplicativos X Hardware: Para aumentar a flexibilidade e a mobilidade, as soluções devem ser construídas em torno do conteúdo e agregar valor. Os elementos mais importantes são a solução e o aplicativo, não o hardware. Uma área de aplicativos emergentes inclui aqueles que ajudam a realizar reuniões mais eficazes, chamados de “assistentes de reunião”. O Gartner estima que, em 2022, 40% das reuniões serão realizadas através de assistentes virtuais e análises avançadas.

4) Busca por redução de custos: Estamos em tempos incertos. Os resultados dos acordos comerciais globais ainda não estão claros e o panorama político é imprevisível. Como resultado, empresas de todos os tamanhos vão buscar a redução dos custos e um retorno claro e rápido aos investimentos. Nesse cenário, podemos ver um aumento nas ofertas “as a service”. Como exemplo, temos os espaços de trabalho colaborativos, onde as organizações alugam o local por tempo determinado, retirando a necessidade de um maior investimento financeiro e otimizando o tempo que seria gasto nas burocracias do processo de compra.

5) A Inteligência Artificial (finalmente) no local de trabalho: Haverá mais atenção e consciência em torno da inteligência artificial e da realidade virtual. Já estamos observando isso no ambiente de atendimento ao cliente com bots e soluções de autosserviço. As empresas terão uma necessidade cada vez maior de falar ou interagir com a tecnologia antes de interagir com um ser humano. No entanto, não vão perdoar erros, o que significa que a IA deve ser programada e desenvolvida cuidadosamente em função do usuário final e suas necessidades. Essas novas soluções serão cada vez mais acessíveis e vão oferecer um rápido retorno sobre o investimento.

Por fim, os colaboradores estão ansiosos para adotar novas tecnologias que aumentem a produtividade e a colaboração entre eles. Isso significa que as empresas e organizações devem garantir uma sólida infraestrutura para capacitar sua força de trabalho digital e, assim, aumentar a produtividade, a colaboração entre equipes e clientes, além de obter acesso seguro às informações sem comprometê-las.

Marcelo Szabo Gerente de Produto da Ricoh América Latina. A RICOH é uma empresa global de tecnologia que, há mais de 80 anos, tem transformado a maneira como as pessoas trabalham. Sob o lema: imagine. change (imagine. mude), a RICOH continua a capacitar empresas e pessoas por meio de tecnologias e serviços que inspiram a inovação, melhoram a sustentabilidade e impulsionam o crescimento. Essas tecnologias incluem sistemas de gestão de documentos, serviços de TI, soluções de impressão comercial, sistemas de comunicação visual, câmeras digitais e sistemas industriais.