As metodologias ágeis podem assustar, à primeira vista, quem não é da área de TI. Mas, para quem deseja tornar a gestão mais contemporânea, essa pode ser uma ótima opção. Conheça dois frameworks que podem ser facilmente adaptados à equipes de marketing, vendas ou administrativas.

O agile surgiu na indústria de TI a partir de dores compartilhadas por muitas outras áreas. A falta de comunicação entre clientes e fornecedores, os diversos problemas de definição de escopo e o atraso nas entregas são fatores críticos para um mercado que precisa de velocidade para funcionar. Em 2001, um grupo de programadores lançou o Manifesto Ágil, pregando uma metodologia que tem como objetivo satisfazer os clientes entregando com rapidez e com maior frequência versões do software conforme as necessidades.

Faz todo sentido para outras áreas também, não?

Passado e futuro

Ainda que as metodologias ágeis sejam uma tendência, o conceito de entrega em “cascata” é muito usado em algumas empresas. No entanto, a metodologia Waterfall não tem a maleabilidade que permite realizar uma gestão de projetos dinâmica, já que nela todas as etapas são seguidas de forma sequencial.

Para empresas que necessitam de velocidade mas ainda usam Waterfall , sempre surge uma questão: como ser rentável em um mundo onde uma etapa só é iniciada quando a anterior for inteiramente concluída? Afinal, um processo como esse pode gerar desperdício de recursos. Um funcionário ocioso certamente ficará improdutivo e infeliz.

O Manifesto deixa claro que é preciso valorizar agilidade, simplicidade, excelência técnica, pessoas e feedback constante.

Apesar de todos esses princípios serem modernos e aderentes à outras áreas, metodologias são muitas vezes rejeitadas pelo medo de engessar um trabalho que envolve criatividade (no caso de agências ou áreas de marketing) ou de criar muitos processos em algo que parece simples (em áreas administrativas, por exemplo).

No entanto, em um cenário sem o mínimo de processos é bastante comum que os projetos fracassem. Afinal, é melhor ter algo para entregar – com a possibilidade de realizar melhorias – do que passar todo o processo sem uma oferta, e depois ser ultrapassado pelos concorrentes.

Como aplicar hoje

Antes de tudo, é pré-requisito para a implementação de qualquer metodologia ter o apoio dos líderes de equipe. E ter o engajamento e interesse das pessoas em transformar o processo de entrega em algo mais transparente. Para isso, alguns frameworks são mais fáceis de adaptar à equipes não acostumadas às metodologias. Scrum e Kanban, por exemplo, direcionam os projetos com algumas regras de fácil entendimento e com flexibilidade.

Scrum

Neste framework, os projetos são divididos em ciclos de duas ou quatro semanas, chamados de Sprints. As tarefas a serem feitas em um projeto ficam em uma lista backlog. No início de cada Sprint, é necessário planejar e priorizar as tarefas que serão feitas no primeiro momento. Então as atividades que estavam sem ordenação no backlog são distribuídas na chamada Product Backlog, essa “reserva” de tarefas e funcionalidades que poderão ser desenvolvidas no futuro.

O Scrum exige realizar reuniões para acompanhamento, como o Daily Scrum, em que a equipe verifica o que já foi feito no dia anterior e identifica o que fazer no atual.

Nesse processo, é importante que não se transporte a cultura de reuniões longas, pois – ao contrário – ele exige que tudo seja muito objetivo.

Outro encontro importante é o Sprint Review Meeting, que acontece ao final do período (Sprint), em que a equipe verifica o que foi feito. Por último, acontece o Sprint Retrospective  quando a equipe se reúne para incorporar as lições aprendidas e comunicar os resultados. Aí são redefinidas as prioridades com base nos resultados e o ciclo é retomado.

A equipe de produto do Runrun.it utiliza Scrum, junto com a própria ferramenta, para planejar e executar as tarefas. Saiba como funciona.

Kanban

Na década de 1960, a japonesa Toyota criou o sistema Kanban para sinalizar as etapas do processo de fabricação – e  prever gargalos com a falta de uma peça no estoque, por exemplo.  A palavra kanban significa “placa”, “tabuleta”, em japonês. Anterior ao Manifesto Ágil, esse framework logo foi incorporado como parte de processos mais dinâmicos.

Bastante simples, o Kanban pode ser definido como um sistema visual de cards, que podem ser post-its. Divide-se um quadro branco em três colunas: “para fazer”, “fazendo” e “feito”. Cada post-it é uma tarefa que deve ser movida, conforme o andamento, entre as colunas. Também é importante definir um limite que cada profissional pode ter de tarefas em andamento. Por exemplo: alguém que deseja abrir uma demanda para um colaborador que já atingiu seu limite de três tarefas em andamento deve, primeiramente, ajudá-lo a concluir uma delas.

Essas opções podem ser adaptadas ao seu contexto? Faça um teste com um pequeno grupo para depois replicar na empresa. E, por fim, independente da metodologia escolhida, é importante criar uma cultura no entorno do framework para que todos se sintam envolvidos – como já falamos aqui sobre cultura de resultados.

Mais sobre metodologias ágeis:

• Guia para descomplicar a Gestão de Projetos
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Juliana de Brito é jornalista e integra a equipe de marketing do Runrun.it.

Se você tem alguma dúvida, sugestão ou quiser falar sobre esse tema, entre em contato comigo no [email protected].