Com o início do COVID-19, a tecnologia do local de trabalho mudou completamente quase que da noite para o dia. As estações de trabalho do escritório tornaram-se laptops na mesa da cozinha ou do quarto, as reuniões pessoais tornaram-se chats de vídeo e as redes com fio tornaram-se conexões wi-fi caseiras. O futuro do trabalho exigirá que os CIOs (Chief Information Officer) repensem como o trabalho é feito, reimaginem o espaço do escritório e gerenciem novos riscos.

Após um ano de trabalho remoto em grande escala, ficou claro que os CIOs devem repensar os modelos operacionais de TI para se preparar para as mudanças de longo prazo resultantes da pandemia. Pensando nisso, a Gartner preparou um report focado nos executivos de tecnologia, e nós trazemos os principais pontos para você.

“Até mesmo a terminologia de ‘trabalho remoto’, referindo-se ao trabalho fora do local formal do escritório em uma base excepcional, parece desatualizada agora”, diz Matt Hancocks, diretor analista sênior do Gartner. “Isso é mais do que uma mudança semântica. À medida que as empresas normalizam o trabalho em casa, conceitos como ‘local de trabalho distribuído’, ‘força de trabalho híbrida’, ‘trabalho flexível’ e ‘trabalho em qualquer lugar’ são muito mais adequados para o ambiente atual. ”

Um local de trabalho híbrido é aquele que inclui uma mistura de funcionários remotos e locais, bem como funcionários que passam algum tempo trabalhando em casa e algum tempo no escritório em uma determinada semana. É o futuro do trabalho e exigirá mudanças nas disposições de TI e nos modelos operacionais.

Aqui estão quatro maneiras pelas quais os CIOs podem liderar suas organizações neste novo mundo de trabalho híbrido.

Repense como o trabalho é feito
Muitas visões predominantes sobre o local de trabalho foram moldadas pela experiências de escritórios abertos. Os escritórios foram projetados para auxiliar na comunicação e colaboração. Ainda assim, as inovações de TI, como e-mail e mensagens, agora oferecem esses benefícios de uma forma mais escalonável. Os CIOs devem repensar conceitos como comunicação, treinamento, desenvolvimento e troca de conhecimento com ferramentas digitais de local de trabalho em mente como um componente integral de como o trabalho é feito.

Identifique processos, tarefas e atividades que exijam diálogo, discussão ou debate, usando a experiência “no escritório” anterior à pandemia como base. Veja como esses processos mudaram desde o trabalho em casa e avalie o sucesso desses ajustes. Onde houver experiências de sucesso, amplie-as e tente incorporá-las em toda a organização. Onde as práticas tiveram menos sucesso, faça um brainstorming das alternativas possíveis.

Por exemplo, conversas de cinco minutos que aconteceriam quando um funcionário passasse pela mesa de um colega de trabalho eram espontâneas, responsivas e produtivas. Ao trabalhar remotamente, as pessoas podem não entrar em contato com colegas de trabalho por telefone ou mensagem se o calendário mostrar o status “ocupado”. Criar um espaço de recepção em seu calendário quando você estiver disponível em vídeo, por ordem de chegada, pode ajudar a criar e recuperar parte dessa espontaneidade.

Aborde necessidades psicológicas
Os humanos são criaturas sociais que precisam estar conectadas a outras pessoas, tanto profissionalmente quanto pessoalmente. No local de trabalho virtual, obter esse equilíbrio não é fácil – muito contato pode deixar as pessoas esgotadas, pouco pode deixá-las desinteressadas.

Os CIOs podem abordar os desafios psicológicos de um local de trabalho híbrido, identificando como as pessoas normalmente permanecem conectadas e, em seguida, desenvolvendo uma estratégia de conexão com suas equipes.

Esteja preparado para experimentar e oferecer variedade ao tentar diferentes abordagens. Por exemplo, podem ser diferentes tipos de agendas de reuniões, atividades em grupo, sistemas de amigos e sessões de vídeo abertas em pequenos grupos durante o trabalho. Revise, adapte e mude abordagens e intervenções regularmente, para que não se tornem obsoletas.

Reimagine o uso do espaço do escritório
No ambiente de trabalho híbrido do futuro, o “local de trabalho” – um local específico de propriedade da empresa – mudará para um “espaço de trabalho”. Um espaço de trabalho pode ser a casa, um ambiente compartilhado, o campo, o escritório ou qualquer outro local que possa ser configurado como um espaço de trabalho. Os CIOs devem considerar as diferentes necessidades de cada um desses ambientes.

O escritório deve valer a pena o deslocamento e deve ser visto como uma experiência diferente e mais valiosa do que trabalhar em outro lugar. O escritório permite que as pessoas se conectem, que as equipes aumentem e acelerem as interações e resultados e que os departamentos criem um senso de identidade. Reimagine o escritório como um espaço interativo e envolvente que incentiva as pessoas a utilizá-lo.

Os CIOs devem fazer lobby com os C-suite para permitir a experimentação dentro do espaço de escritório para atender a essas novas demandas. Por exemplo, procure criar um espaço colaborativo dedicado, um espaço para reuniões sociais e de negócios ou um ambiente de hot-desk suportado por um sistema de reserva.

Para o espaço de trabalho doméstico, os CIOs não devem presumir que todos tenham os mesmos recursos. Identificar as características, requisitos e necessidades do espaço de trabalho de cada indivíduo é importante para a saúde e o bem-estar a longo prazo. Defina requisitos de tecnologia específicos para todos os funcionários que trabalham fora do escritório para apoiar a identidade, produtividade e um sentimento de pertença.

Gerencie integridade e risco
A integridade, em todas as suas formas, torna-se cada vez mais importante em uma cultura de trabalho híbrida. Isso envolve tudo, desde integridade e segurança de dados até a confiabilidade das conexões com a Internet. Por exemplo, quando quatro profissionais compartilham uma casa, todos os quais trabalham para empresas diferentes, mas compartilham os mesmos espaços e conexões de internet, políticas claras sobre segurança e confidencialidade tornam-se ainda mais importantes.

Trabalhar em casa também levanta novas questões éticas. Por exemplo, as tecnologias de monitoramento de funcionários podem criar preocupações com privacidade e consentimento. A integridade precisa ser uma via de mão dupla – não se trata apenas das ações dos funcionários, mas do que a organização também faz.

Para gerenciar a integridade em um local de trabalho híbrido, os CIOs devem revisar as características e necessidades do espaço de trabalho de cada funcionário e avaliá-lo de uma perspectiva de risco. Reforce as políticas de segurança, confidencialidade, credibilidade e responsabilidades. Implementar planos de contingência e backup para se preparar para eventualidades conhecidas, como interrupções de energia ou internet.